Paperityötä - mikä se on? Toimiston hoitoon ja dokumenttien hallintaan

Onnistumista toiminnan monien organisaatioiden riippuu rakennettuja työtä. Jokainen työntekijä, saati pää vieläkin, ymmärtää paperityötä. Mikä on se, mitkä ovat sen ominaisuudet päätyyppiä, ja että otetaan huomioon järjestämisessä työnkulun?

peruskäsitteet

Jokainen yritys, riippumatta sen asemasta ja työntekijöiden määrä normaalissa liiketoiminnassa tuottaa ja käsittelee suuren määrän asiakirjoja. Kaikki ne kuuluvat organisaation ja hallinnolliset asiakirjat. Keskeiset käsitteet kuuluvat tässä suhteessa asiakirjahallinnon ja dokumenttien hallintaan.

Paperityötä puhelutehokkuuden joka varmistaa luomista virallisia asiakirjoja sekä järjestää työ heidän kanssaan. Puolestaan valotustason ymmärtää toimintaa, joka pyrkii järjestämään liikkeen asiakirjojen yhtiössä kun heille luotiin tai perillä ennen töiden mukanaan (lähettää vastaanottajalle, toimitus arkistoon).

Usein organisaatiosta valitsee yhden tai useamman työntekijän jotka valvovat prosessia.

Mikään yritys ei voi olla olemassa riippumatta lakia. Koska se säätelee kirjanpitoa ja paperityötä. Kysymykset näillä alueilla päättää sihteeriä arkistonhoitajat ja työntekijät henkilöstöosaston.

Toimistotyö perustuu datalukkopiirin luomalla paperi- tai sähköinen väline. Tässä suhteessa on paperityötä eli liikkuminen Asiakirjan valmistumishetkellä niiden toimeenpanoa. Työnkulku voidaan jakaa sisäisiin ja ulkoisiin.

Sisäinen kierto esittämät asiakirjat seuraavat vaiheet:

1. Kehittäminen hankesuunnitelmaa.
2. Yhdenmukaistaminen johdon kanssa.
3. Allekirjoittamista asiakirjan.
4. Perusesitteessä: päivämäärä ja numero (julkaisemisen jälkeen asiakirjan, se katsotaan hyväksytyksi toteutettavaksi).
5. Tuo tiedot edelleen vastaanottajalle ja valvontaa.
6. Suoritus.
7. Julkaisemista asiakirjoista suorittamisen.
8. Tuhoaminen tai arkistointia arvopapereita, joiden toimikausi on päättynyt.

Ulkoinen liikevaihto sisältää seuraavat vaiheet:

1. Asiakirjan vastaanottamisen yhtiössä.
2. Rekisteröinti sai asiakirja (vaaditaan valvonta toteutuksen asiakirjat).
3. Käsitellään vastaavasti: tuttava, suoritus.
4. Rekisteröinti vaste tarvittaessa.
5. Making arkisto tai tuhoaminen.

Dokumenttien hallinnan suhteen tapaus:

• uplink-(slave-laitteesta pää);
• downlink (päistä orja);
• vaakasuora (välillä alaiset).

Jokainen liike asiakirjat on kirjattava omaan luetteloonsa. Tämä saattaa löytyä lokikirja, asiakirja, kortti, E-zine jne

kuka on vastuussa

Jotkut työntekijät eivät kaivaa paperityötä. Mitä se on, on hyvin tietoinen sihteeri, koska se on hänen velvollisuutensa - seurata työnkulun organisaatiossa. Sihteeristö on velvollinen suorittamaan päätehtävä on tarjota asiakirjoja toimistosta. Kun otetaan huomioon muoto ja ominaisuus toimii, toimistotyö voidaan jakaa:

1. Keskitetty. Kaikki sihteeristö yhdessä osasto ja edellyttää yhden pomo. Tämä voi olla vanhempi sihteeri tai virkailija.
2. Hajautettu. Sihteerit, sekä niitä työntekijöitä, jotka voivat hoitaa tehtävänsä, työskennellä eri osastojen yhtiön ja ovat alisteisia erilaisia komentajat.
3. Sekoitettu. Usein suurissa yrityksissä. organisaatiosta riippuu siitä, millaista sihteeristön saanut.

Pienemmissä organisaatioissa, vastaanottovirkailija toiminto voidaan suorittaa millä tahansa työntekijällä, johon tämä velvollisuus on määritetty joko pää. Jos näitä toimintoja ei täsmennetty työntekijän työsopimuksen, on tarpeen heidän suorittaessaan lisäsopimuksesta antaa, missä ne listataan, ja olisi määriteltävä korvauksen suuruus Toimiminen virkailija.

opetus

Riippumatta yrityksen koosta ja sen pään muoto ei saisi laiminlyödä olemassaoloa asianhallinta manuaalista.

Ohjeet - ei ole vain on säädös, jonka avulla voidaan luoda asianhallinta. Mikä se on? Tämä on sisäinen dokumentti yrityksen, joka on hyväksynyt järjestyksessä johto, jolla ei ole viimeinen käyttöpäivä.

On kirjallisia dokumentteja päävaiheet liikkeen, koska luettelon virkamiehistä, joilla on oikeus allekirjoittaa tietty asiakirja on näytteen täyttö- ja ilmoittautumislomakkeen.

HR ulkoistaminen

Harkitse HR ulkoistaminen. Mikä se on? Jos organisaatio toimii ainakin yksi henkilö, niin se on pakollinen Infest asiaan liittyvät asiakirjat.

Alle HR ulkoistaminen liikkeen ymmärtää erityisasiakirjat työsuhteisiin kansalaisen. Ahkerassa tapauksissa, käyttöönotto tällaisen asiakirjan osoitetaan työntekijöille henkilöstöosaston. Käyttäjien täytyy hyväksyä asiakirjoja työntekijä, prosessi, ja tallentaa ne säännelty sääntöjen ohjeita. Lisäksi sen tehtäviin kuuluu henkilötietojen käsittely, mukaan lukien herkkiä.

HR ulkoistaminen johdetaan erillään yleisesti sääntöjen noudattamisen luottamuksellisuutta.

optimointi

Aikakaudella korkean teknologian ja tietotekniikan, on monia yrityksiä, ei pieni, joka jatkaa paperidokumenttien. toimistoasiakirjat kirjataan edelleen perinteisen lehdissä ja kirjaimia postitetaan.

Tämä on ensinnäkin sen vuoksi, etteivät työntekijöiden uudelleenkouluttaa, ja toiseksi, kaikilla ei ole taloudellista tukea. Mutta jokainen johtaja on ymmärrettävä, että paljon investointeja optimointi tulevaisuudessa voitaisiin huomattavasti vähentää yhtiön kustannuksia.