Henkilöasiakirjojen säilytysaika määräytyy Arkisto-asiakirjojen luettelon mukaan

Asiakirjaa pidetään asiakirjallisena aineistona, joka on kirjattu aineelliseen välineeseen ja jossa on vaadittavia aineistoja, joiden avulla se tunnistetaan. Henkilöstöön liittyvien asiakirjojen nopean etsinnän ja asianmukaisen säilyttämisen järjestämiseksi HR-osaston on koottava ja hyväksyttävä tapauskohtainen käsikirjoitus yhdellä yhtenäisellä järjestelmällä, joka toimii organisaatiossa. GOST R 51141-98: n 75 §: ssä määritellyt henkilöasiakirjojen säilytysehdot määritellään organisaation nimikkeistössä, joka laaditaan ottaen huomioon eri viranomaisten ja organisaatioiden toiminnan tuloksena syntyneiden tyypillisten arkistonhallinta-asiakirjojen luettelon (hyväksytty 25.08. 2010 Venäjän federaation kulttuuriministeriön päätös nro 558).

Henkilöstöhallinnon palvelu muodostaa organisaation kaikkien työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot. Luetteloa noudattaen henkilöstöhallinnon ehdot ovat 75 vuotta, minkä jälkeen EPC: n päätöksen (erityinen asiantuntijatarkastuskomission) päätöksen mukaan heidät luovutetaan. Tämä koskee tilauksia, tilauksia ja muita niihin liittyviä asiakirjoja (tiedot varmenteiden, tiivistelmien ja raporttien muodossa):

• Maahantulon, yhdistelmän, siirron, siirron, irtisanomisen;
• Pätevyyden, todistuksen, nimikkeiden (luokkien) myöntämisen lisääminen;
• Tietoja palkinnoista ja tarjouksista;
• Työstä, erilaisista maksuista ja bonuksista;
• Loman, joka annetaan lapselle;
• Lomalla ilman palkkaa;
• Sukunimen vaihtamisesta;
• Erilaisia lomia niille, jotka työskentelevät raskaissa, vaarallisissa ja haitallisissa työoloissa;
• Pääasialliseen toimintaan liittyvistä tehtävistä;
• Pitkän aikavälin liikematkoilla (kotimaassa ja ulkomailla);
• Vaikeissa, vaarallisissa ja haitallisissa työolosuhteissa työskentelevien työntekijöiden liikematkoilla.

Tapauksissa, jotka sisältävät erilaisia tilauksia, tiivistelmiä, viitteitä, tietoja tai selvityksiä (jotka liittyvät niihin, tiivistelmiin, viitteisiin, tietoihin tai raportteihin), kurinpitotoimiin, harjoitteluvapaan, työaikataulujen, lyhytaikaisten työmatkojen (kotimaiset tai ulkomaiset) ), Luettelo laatii 5 vuoden henkilöstöasiakirjojen tallennusehdot.

Kansioon (koteloon) voidaan sijoittaa vain ne asiakirjat, joille sama henkilöasiakirjojen tallennusoikeus voidaan sijoittaa saman peitteen alle. Kaikki ne on järjestetty tiukkaan järjestykseen. Tapaus alkaa muodostaa työhakemus. Tällöin täydennetään työntekijän neuvottelu- tai esittämisohjeita, kyselylomake ja luettelo henkilöstörekistereistä, jotka sisältävät lisäyksiä kannustimia ja henkilöstön kirjanpitoa koskevaan henkilökohtaiseen lehtiseen. Siinä tapauksessa, että on olemassa väistämättä asiakirja koulutus, samoin kuin omaelämäkerta. Työntekijän siirtoon, uusiin nimittämiseen tai irtisanomiseen liittyvät yksityiskohdat sekä tietyn työntekijän ominaisuudet, todistustavoite ja muut asiakirjat sisällytetään tapaukseen erikseen. Kaikki asiakirjat on järjestetty kronologisessa järjestyksessä.

Jokainen lausunto ja valituksen aineisto (jos ne eivät käsittele tuotantotoiminnan parantamista koskevia kysymyksiä) viittaavat henkilöstöpalvelun asiakirjoihin ja ne sisällytetään tapaukseen riippumattoman ryhmän, joka on erotettu erotuslevyllä. Jos hakemus (valitus) vastaanotetaan uudelleen tai jos ylimääräisiä materiaaleja syntyy, ne sitoutuvat tähän ryhmään. Asiakirjat on järjestetty aakkosjärjestykseen tai kronologiseen järjestykseen. Tämäntyyppisten tapausten osalta henkilöasiakirjojen säilytysehdot vahvistetaan myös nimikkeistössä, kun otetaan huomioon järjestysnumerolla 558 hyväksytty luettelo. Kunkin tapauksen peite osoittaa selkeästi numeerisen tai aakkosellisen indeksoinnin ja tietenkin henkilöstöasiakirjojen varastointiolosuhteet.